Mai E. ألاحظ أن كثيرًا من المشاكل في المشاريع سببها غياب التنظيم الواضح. كل طرف يتصور الأمور بطريقته ونكتشف بعد فترة أن التوقعات مختلفة تمامًا. من تجربتي توثيق خطوات العمل جزء أساسي لضمان سير المشروع بسلاسة. لما أكتب كل شيء بوضوح ما المطلوب تنفيذه؟ متى يجب الانتهاء منه؟ وما الذي تم إنجازه بالفعل؟ يصبح متابعة المشروع أسهل. عمليًا أبدأ التوثيق منذ لحظة الاتفاق الأولى. بعد مناقشة التفاصيل مع صاحب المشروع أحرص على إرسال ملخص واضح داخل المشروع يحدد نطاق العمل وما يشمله وما لا يشمله. أثناء التنفيذ أواصل التوثيق بتحديث ما تم إنجازه وما هي الخطوة التالية وأي تعديل يتم الاتفاق عليه أحرص أن يكون مكتوبًا في نفس المسار. هذا الأسلوب وفر علي الكثير من النقاشات الجانبية وجعل أي مراجعة أو تعديل لاحق مبنيًا على اتفاق واضح لا على الذاكرة أو التقدير الشخصي. إلى جانب ذلك أصبحت هذه التوثيقات مرجعًا واضحًا وحماية لحقوق الطرفين فهي تضمن لصاحب المشروع معرفة ما تم الاتفاق عليه وما أنجز فعليًا وتمنحني كمستقل إطار مهني أستند إليه عند أي اختلاف أو مراجعة دون توتر أو جدل. بالنسبة لي توثيق العمل أداة عملية لتنظيم المشروع ومتابعة تقدم الأعمال وحفظ الحقوق بما يجعل تجربة العمل أكثر وضوح واستقرار للطرفين.
أحمد ي. Mai E. خطوة التوثيق مهمة جدًا يجب أن يوليها أي مستقل جزء من وقته، خاصة الزملاء الذين يعملون على مشاريع مثل التصميم أو البرمجة ويكون على الأقل من خلال توثيق ما تم من خطوات ولقطات شاشة من ما تم إنجازه هذا يسهل المتابعة ويضمن حقوق الطرفين
